Auditcommissie

De Auditcommissie bestaat uit mevrouw De Groot (Voorzitter), de heer Goeminne en de heer Renders en komt minstens twee maal per jaar bijeen. Zoals omschreven in de Corporate Governance Code geldt mevrouw De Groot als financieel expert.

Algemeen

De Raad van Commissarissen heeft op 21 augustus 2003 besloten uit haar midden een Auditcommissie te benoemen. De taak van de Auditcommissie is het adviseren en assisteren van de Raad van Commissarissen met betrekking tot haar verantwoordelijkheid om toezicht te houden op de wijze waarop de onderneming voldoet aan de regels op het gebied van verslaggeving en corporate governance.
Dit reglement beschrijft en formaliseert de gedelegeerde bevoegdheden en de werkwijze van de Auditcommissie.

Specifieke verantwoordelijkheden en verplichtingen

  1. Toezicht houden op de integriteit van het financiële proces en de rapportagesystemen, de interne controle en de financiële risicomanagementprocedures.
  2. Toezicht houden op de onafhankelijkheid, kwaliteit en prestatie van de externe accountant.
  3. Toezicht houden op de uitvoering van aanbevelingen van de externe accountant.
  4. Toezicht houden op het beleid aangaande financiering en tax planning.
  5. In nauw overleg met de Directie adviseren van de Raad van Commissarissen aangaande het voorstel aan de AvA omtrent de (her)benoeming van de externe accountant.
  6. Regelmatige rapportage aan de Raad van Commissarissen omtrent bevindingen en conclusies.
  7. Jaarlijkse beoordeling van deze charter en het doen van eventuele wijzigingsvoorstellen aan de Raad van Commissarissen.

Zeggenschap

De Auditcommissie heeft de zeggenschap om elk onderzoek te (laten) doen dat nodig is voor de uitoefening van haar functie. Daarnaast heeft de Auditcommissie direct toegang tot de externe accountant en alle medewerkers van de onderneming. Eventueel zal de Commissie de Directie van deze contacten in kennis stellen.

Werk- en review-procedures

  1. Beoordeling van de jaarlijkse gecertificeerde jaarrekening, kwartaalcijfers (inclusief het halfjaar review door de externe accountant), concept management letters en overige rapportages voor openbaarmaking.
  2. In elk geval één keer per jaar wordt met de Directie en de externe accountant het beleid en de resultaten van risicomanagement en risicoanalyse besproken.
  3. Vooraf dient het auditplan van de externe accountant in nauw overleg met de Directie te worden besproken en goedgekeurd. De te verwachten audit fee moet worden besproken en goedgekeurd in nauwe samenwerking met de CEO.
  4. Alle niet-auditactiviteiten door de externe accountant van meer dan € 5.000,- dienen vooraf door de Auditcommissie te worden goedgekeurd.
  5. Tenminste één keer per jaar wordt de juridische situatie van de onderneming geëvalueerd en worden alle juridische zaken die een significante invloed op de resultaten van de onderneming kunnen hebben, zonodig in aanwezigheid van een juridisch adviseur, besproken.

Samenstelling en vergaderingen

  1. De Auditcommissie zal, gezien de omvang van de onderneming en de Raad van Commissarissen, uit slechts twee leden bestaan. Beide leden zijn lid van de Raad van Commissarissen. Eén van beide leden wordt tot Voorzitter benoemd.
  2. De leden van de Auditcommissie zullen voldoen aan de criteria voor onafhankelijkheid en kundigheid zoals bepaald in de door haar aanvaarde corporate governance richtlijnen. Tenminste één lid zal beschikken over uitgebreide kennis op het gebied van accounting en financieel management.
  3. De leden van de Auditcommissie worden benoemd door de Raad van Commissarissen en blijven lid tot hun lidmaatschap van de Raad van Commissarissen eindigt ofwel een verzoek tot terugtreding wordt gedaan door de Raad of het lid zelf.
  4. De Secretaris van de Raad van Commissarissen zal ook als Secretaris van de Auditcommissie optreden. Notulen worden gelijktijdig (dus vóór de formele goedkeuring door de Auditcommissie zelve) aan de overige leden van de Raad ter beschikking gesteld.
  5. De Auditcommissie zal tenminste twee keer per jaar bijeenkomen. De vergaderingen zullen voor de publicatie van het jaarrapport en kwartaalresultaten plaatsvinden.
  6. De CEO en CFO zullen normaal gesproken aan alle bijeenkomsten deelnemen tenzij de Auditcommissie oordeelt dat hun aanwezigheid niet gewenst is. Tenminste één keer per jaar zal de Auditcommissie bijeenkomen met de externe accountant zonder dat de CEO en/of CFO daarbij aanwezig is.

Beperking van de rol van de Auditcommissie

De bevoegdheden gedefinieerd in dit reglement betekenen niet dat de Auditcommissie verantwoordelijk is voor de juistheid en compleetheid van de financiële verslaggeving van de onderneming. Dit blijft de verantwoordelijkheid van de Directie en de externe accountant.